Die Chancen einer externen Compliance-Stelle

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Die gesetzlichen und internen Regelwerke, die Unternehmen zu befolgen haben, werden immer komplexer, und mit dieser Herausforderung muss ein Compliance-Management, das effektiv bleiben will, Schritt halten. Compliance-Risiken zu managen, stellt aber gerade kleinere und mittelständische Unternehmen nach wie vor häufig vor ein Ressourcenproblem – schließlich erfordert es einen hohen personellen und organisatorischen Aufwand, Compliance im Unternehmen dauerhaft und wirksam zu implementieren.

In vielen Fällen ist es nicht möglich, eigens für das Thema Compliance zusätzliches Personal einzustellen. Meist wird der Job des Compliance-Verantwortlichen dann durch eine(n) Mitarbeiter(in) des Unternehmens zusätzlich übernommen. Häufig führt eine solche Doppelfunktion dann aber zu Problemen im Zeitmanagement. In dieser Situation kann es sich anbieten, einem Dritten (etwa auf Compliance spezialisierte Rechtsanwälte oder Beratungsunternehmen) Compliance-Funktionen zu übertragen. Für das Einschalten Dritter spricht generell zudem, dass Mitarbeiter mit Blick auf etwaige berufliche Konflikte auf einen Compliance-Verantwortlichen desselben Unternehmens unter Umständen vorsichtiger und zurückhaltender zugehen werden als bei einer ausgelagerten Beratungsstelle. Werden Dritte eingeschaltet, lassen sich somit betriebsinterne Interessenkonflikte vermeiden.

In welchen Fällen käme eine solche Auslagerung an Dritte beispielsweise in Betracht? Grundsätzlich immer möglich ist der Einsatz eines externen Ombudsmannes, der Hilfsanfragen aus dem Compliance-Bereich an die Unternehmensleitung weitergibt. An diese neutrale Stelle können sich Mitarbeiter und Dritte vertrauensvoll und unerkannt wenden, wenn sie zum Beispiel inkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen beobachten. Realisiert werden kann dies durch telefonische Beratung (sog. Help- oder Hotline) oder über das Intranet (z.B. über ein Online-Meldeformular). Darüber hinaus kann man auch an einen speziellen Schutzmechanismus für Whistleblower denken. Wir berichteten bereits, dass Whistleblowing für ein Unternehmen durchaus von Vorteil sein kann. Wenn man Hinweisgeber effektiv schützt, lassen sich Regelverstöße leichter bekämpfen und der Selbstschutz eines Unternehmens besser stärken. Konkret kann das heißen, dass insbesondere auch eine spezielle Hotline für Whistleblower installiert werden könnte.

Die Kette dieser Beispielsfälle ließe sich beliebig verlängern, bis hin zur (fast) vollständigen Auslagerung aller Compliance-Funktionen auf einen Dritten. Eine Auslagerung bietet damit die Möglichkeit, dauerhafte oder auch nur zeitweise organisatorische Engpässe zu beseitigen und damit Ressourcen freizusetzen. Nur die Verantwortung für das reibungslose „Funktionieren“ der Compliance-Funktion kann die Geschäftsleitung natürlich nicht delegieren.

Ansprechpartner: Prof. Dr. Ines Zenke/Dr. Christian Dessau

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