Zwischen Lizenzrecht und Bilanzlogik: Wer darf neu angeschaffte Software im Konzern nutzen?

Viele Unternehmensgruppen stehen aktuell vor einem großen Schritt: Der Umstieg von SAP R/3 auf SAP S/4HANA mit dem Wechsel der Modulpakete SAP IS-U auf SAP S/4 HANA Utilities steht an. Dies wird erforderlich, da das bisherige Kernprodukt von S/4HANA abgelöst wird. Bis 2027 oder 2030 (mit Extended Support) sollte dies umgesetzt werden. Technisch eine Mammutaufgabe, strategisch eine Weichenstellung für die nächsten Jahre – und bilanziell eine Frage, die tief ins Handelsrecht reicht.

Überprüfung der Lizenzregelungen notwendig

Das Setting bei vielen Unternehmen, die über eine On-Premise Lösung nachdenken, ist wie folgt: Die Gesellschaft selbst oder konzerneigene IT-Dienstleistungsgesellschaften erwerben die Lizenzen. Sie sind im Anlagevermögen mit ihren Anschaffungskosten nach § 255 Abs. 1 HGB aktiviert und werden planmäßig abgeschrieben. Der Erwerb einer Softwarelizenz stellt nach IDW RS HFA 11 n. F. einen Anschaffungsvorgang dar, wenn das Unternehmen ein einmaliges Entgelt für die unbefristete oder unkündbare befristete Nutzung einer Software (Nutzungsrecht) leistet. In Konzernverbünden stellt sich in diesem Zusammenhang insbesondere die Frage, ob auch die anderen Konzerngesellschaften – beispielsweise Betreiber von Netzen, der Vertrieb, die Wasser- und Wärmeversorgung – die neue Plattform nutzen können. Um dies zu beantworten, müssen in erster Linie die Lizenzregelungen und die konzerninternen Regelungen geprüft werden.

So weit, so klar. Aber dann kommen die Kernfragen:

Was passiert mit den teils sehr umfangreichen Projekt- und Implementierungskosten? Können diese direkt bei den einzelnen Versorgungsunternehmen aktiviert werden – ohne dass sie selbst Lizenznehmer sind? Und wie kann eine sinnvolle Aufteilung der Kosten auf einzelne Sparten des Unternehmens, insbesondere auch mit Blick auf regulatorische Fragestellungen, sichergestellt werden?

Hier wird es spannend, denn jetzt sind gleich mehrere Dimensionen zu bedenken. Zunächst sind lizenzrechtliche Feinheiten zu beachten, da die AGB von SAP gegebenenfalls eine Nutzung durch verbundene Unternehmen erlauben – aber nicht unter allen Umständen. Zudem werden bilanzielle Kriterien wichtig: Der Begriff des Vermögensgegenstands ist im HGB nicht exakt definiert. Aktivierung setzt in der Regel voraus, dass über den Bilanzstichtag hinaus ein Nutzen besteht – und dass dieser Vorteil bewertbar und klar abgrenzbar ist. Und nicht zuletzt ist auch entscheidend, wie dies technisch umgesetzt ist: Die IT-Architektur sollte so aufgebaut werden, dass sichergestellt ist, dass die einzelnen Funktionsbausteine eigenständig verwertet werden können, etwa über modulare Abgrenzungen.

Darüber hinaus gilt es zu betrachten, wie die (aktivierungsfähigen) Kosten auf die unterschiedlichen Geschäftsbereiche aufgeteilt werden, insbesondere bezogen auf die regulierten Strom- oder Gasnetze. In diesen regulierten Bereichen können die im Zusammenhang mit Investitionen angefallenen Kapitalkosten über den sogenannten Kapitalkostenaufschlag in die Ermittlung der Erlösobergrenze einfließen.

Komplexität von ERP-Großprojekten

Gerade an der Schnittstelle von Technik, Recht und Bilanzierung zeigt sich, wie komplex ERP-Großprojekte werden können. Es reicht eben nicht, „nur“, die Software einzuführen – es ist notwendig, sich darüber Gedanken zu machen, wie die Kosten bereits im Voraus buchhalterisch erfasst und abgegrenzt werden können.

Welche Kriterien letztlich den Ausschlag geben, ob und in welchem Umfang die Kosten aktiviert werden dürfen, hängt von konstruktiven, rechtlichen Weichenstellungen ab. Und genau hier entscheidet sich, ob die Unternehmen den bilanziellen Hebel optimal nutzen können – oder ob die Aufwendungen direkt ins Ergebnis durchschlagen.

Ansprechpartner:innen: Stefan Missling/Bianca Engel/Dr. Andreas Jankiewicz/Johannes Trabert