Im Dickicht des Beauftragtenwesens

Kennen Sie den Schulschwänz-Beauftragten? Oder sagt Ihnen die Beauftragte für Fußgängerinnen und Fußgänger etwas? Nein? Macht nichts. Die gibt es nämlich nur in Österreich, genauer gesagt in Wien, und braucht Sie daher nicht weiter zu interessieren. Und auch der Kokosnuss-Sicherheitsbeauftragte ist in unseren Breitengraden im Großen und Ganzen doch eher eine Ausnahmeerscheinung.

Aber unterhalb der Kuriositätsschwelle gibt es auch hierzulande zahlreiche gesetzliche Pflichten für Unternehmen, Beauftragte zu bestellen. Von A wie Abfallbeauftragter, über G wie Geldwäschebeauftragter, zu U wie Umweltmanagementbeauftragter – die Liste ist lang. Der Gedanke dahinter: Wo in einem Unternehmen besondere Gefahren entstehen können – sei es für die Umwelt, die Mitarbeiter oder für sonstige schützenswerte Belange – muss es jemanden geben, der die Augen aufhält. Um genau diese Gefahrenbereiche zu überwachen und die Unternehmensführung frühzeitig über etwaige Unregelmäßigkeiten zu berichten, gibt es das Beauftragtenwesen.

Sicher schon einmal gehört…

Da gibt es zunächst Beauftragte, die jedes Unternehmen braucht, unabhängig von der Branche. So bedarf es z.B. eines Beauftragten für Datenschutz, wenn in Ihrem Unternehmen ständig mehr als neun Personen damit beschäftigt sind, personenbezogene Daten automatisiert (also per EDV-System) zu verarbeiten oder zu erheben bzw. 20 Personen Daten auf andere Weise erheben oder verarbeiten (§ 4 f BDSG). Ein Sicherheitsbeauftragter für Arbeitsschutz ist zu bestellen, wenn Ihr Unternehmen mehr als 20 Beschäftigte hat (§ 22 SGB VII).

Je nach Tätigkeit des Unternehmens können Sie per Gesetz verpflichtet sein, eine Unzahl weiterer Beauftragten zu bestellen. So gibt es z.B. im Entsorgungsbereich Abfallbeauftragte (§ 59 KrWG), bei der Beförderung gefährlicher Güter den Gefahrgutbeauftragten (§ 3 Abs. 1 Nr. 14 GGBfG), für bestimmte Gewässerbenutzer den Gewässerschutzbeauftragten, für Energieerzeuger einen Immissionsschutzbeauftragten (§ 53 BImSchG) und für vertikal integrierte Energieversorgungsunternehmen einen Gleichbehandlungsbeauftragten, der die diskriminierungsfreie Ausübung des Netzgeschäfts überwacht (§ 7a Abs. 5 EnWG) – und der nicht verwechselt werden sollte mit dem Gleichstellungsbeauftragten.

Daneben gibt es noch den Brandschutzbeauftragten, den Laserschutzbeauftragten, den Strahlenschutzbeauftragten, den Tierschutzbeauftragten, den Geheimschutzbeauftragten, den Informationsbeauftragten, den Beauftragten für biologische Sicherheit, den Beauftragten für Luftaufsicht, den Energiemanagementbeauftragten, den Störfallbeauftragten, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte, den Eisenbahnbetriebsleiter, den Port Facility Security Officer gem. ISPS Code … und … und … und …

Je größer ein Unternehmen und weiter das Tätigkeitsspektrum ist, desto mehr Beauftragte kommen in Frage. Da kann man als Betriebsinhaber schnell den Überblick verlieren. Jedes Unternehmen muss also seine eigenen Strukturen und Tätigkeitsfelder genau unter die Lupe nehmen und auf dieser Grundlage überprüfen, welche Beauftragten es braucht.

Und das war nur der Pflichtenteil

Darüber hinaus gibt es Bereiche, in denen die Bestellung eines Beauftragten zwar nicht Pflicht, in der Praxis jedoch gleichwohl üblich ist. So ist z.B. die Bestellung eines Compliance-Beauftragten lediglich für Wertpapierdienstleistungsunternehmen gesetzlich vorgesehen. Aber auch sehr viele Unternehmen außerhalb dieses Anwendungsbereichs bestellen mittlerweile einen Compliance-Beauftragten, um dadurch sicherzustellen, dass sich alle an die Compliance-Kodizes halten. Anderes Beispiel: Energieversorgungsunternehmen bestellen oft einen Krisenmanagementbeauftragten, der bei unvorhergesehenen Ereignissen, wie z.B. Überschwemmungen oder größeren Störfällen, die Abläufe organisiert und die Kommunikation bündelt.

Gefahr erkannt – Gefahr gebannt?

Sie haben die für Sie relevanten Bereiche identifiziert und mit einem Beauftragten besetzt? Prima. Aber leider war das nur die halbe Miete. Mit der bloßen Ernennung eines entsprechenden Beauftragten ist es nicht getan. Der Beauftragte selbst muss nämlich auch ein ganzes Spektrum an Tätigkeiten erbringen – das reicht von bloßer Kontrolle, über Beratung und Schulung bis hin zu Berichterstattung und Monitoring. Und die Unternehmensleitung muss sicherstellen, dass die Beauftragten diesen Aufgaben auch tatsächlich nachkommen. Dazu gehört ebenfalls ein hoher turnusmäßiger (und kostenintensiver) Fortbildungsanteil, da die Beauftragten ansonsten ihre Fachkunde verlieren und damit nicht mehr bestellt werden dürften.

Und auch hier ist je nach Beauftragten zu unterscheiden. Reicht es, wenn die Beauftragten regelmäßig über ihr Tun berichten? Muss man überprüfen, ob die in den Berichten genannten Maßnahmen auch wirklich getroffen wurden? Wenn ja, wie? Bei jedem Beauftragten können andere Kontrollmaßnahmen erforderlich sein. Und wie lässt sich nachweisen, dass der Beauftragte – der die Beauftragtentätigkeit(en) in den allermeisten Fällen neben seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit ausübt – auch tatsächlich einen gewissen Teil seiner Zeit damit verbringt? Und wie lassen sich potentielle Interessenkollisionen (z.B. bei Mehrfachbestellung innerhalb eines Konzerns) aufdecken, die – im worst case – zur Unzuverlässigkeit der ausgewählten Person führen können?

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist Pflicht

Kommt das Unternehmen seinen Pflichten im Zusammenhang mit der Bestellung von Beauftragten nicht nach, ernennt es also entweder keine gesetzlich vorgeschriebenen Beauftragten oder überwacht diese nicht ausreichend, kann dies schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Manche Unternehmen – und das ist kein Scherz eines peniblen Rechtsanwaltes – bestellen daher mittlerweile sog. „Beauftragten-Beauftragte“. Diese überwachen im Auftrag der Geschäftsführung die diversen Beauftragten im Unternehmen und gewährleisten, dass diese ihre Pflichten erfüllen. Das ist schon mal was. Aber auch in diesem Fall muss eine Letztkontrolle durch die Unternehmensleitung stattfinden.

Ein anderes Beispiel für eine praktikable Lösung ist, ein Tätigkeitserfassungssystem einzuführen, in dem die Beauftragten ihren Aufwand zeitlich und inhaltlich dokumentieren. Klug konzipiert hat die Unternehmensleitung so sämtliche Bereiche stets im Blick und kann im Ernstfall quasi „auf Kommando“ Rechenschaft über den Tätigkeitsumfang seiner Beauftragten ablegen. Wie so etwas aussehen kann, zeigt das Tool, dass Becker Büttner Held in Zusammenarbeit mit der Becker Büttner Held Consulting AG entwickelt hat. Durch ein intuitives Eingabesystem fällt die Erfassung der Beauftragtenverpflichtungen (die im Einzelnen näher spezifiziert sind) leicht. Verwendet ein Beauftragter auf einen relevanten Teilbereich keine oder kaum Zeit, fällt dies schnell auf, wodurch rechtzeitig gegengesteuert werden kann. Ein solches Tool stellt ein effektives Instrument dar, um das Beauftragtenwesen in den Griff zu bekommen, und ermöglicht Ihnen als Unternehmen eine einfache und vor allem unaufwändige Kontrolle ihrer Beauftragten. Sprechen Sie uns an, auch wenn Sie nicht der Rechtsanwaltskommunikationsbeauftragte sind …

Ansprechpartner: Dr. Ines Zenke/Dr. Chris­tian Dessau
Ansprechpartner BBHC: Dr. Andreas Lied