Bilanzstichtag ist Inventurtag!

Alle Kaufleute, die nach den handelsrechtlichen oder steuerlichen Vorschriften Bücher führen und im Laufe des Wirtschaftsjahres keine permanente Inventur vornehmen, müssen zum Ende des Wirtschaftsjahres ihre Bestände zählen (die Inventurvorschriften ergeben sich aus den §§ 240, 241 HGB und den §§ 140, 141 AO). Ohne Inventur kann man nicht ordentlich Buch führen, und der Tag, an dem sie gemacht werden muss, ist der Bilanzstichtag.

Dabei geht es steuerlich auch darum, Wertminderungen von Beständen und ihre Dauer festzustellen und nachzuweisen. Denn bei voraussichtlich dauernder Wertminderung muss man den entsprechenden Teilwert abschreiben.

Eine Fotoinventur ist nicht zulässig. Da die Inventurarbeiten aber oft sehr zeitaufwändig sind, insbesondere bei den Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, den Fabrikaten und Handelswaren, gibt es aber zeitliche Erleichterungen:

• Bei der so genannten zeitnahen Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag stattfinden. Zwischenzeitliche Bestandsveränderungen durch Einkäufe oder Verkäufe sind zuverlässig festzuhalten.
• Bei der zeitlich verlegten Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag vorgenommen werden. Die dabei ermittelten Bestände muss man dann wertmäßig zum Bilanzstichtag fortschreiben bzw. rückrechnen. Dies nur mengenmäßig zu tun, reicht nicht aus. Für Bestände, die durch Schwund, Verderb und ähnliche Vorgänge unvorhersehbare Abgänge erleiden können und für besonders wertvolle Güter ist nur die Stichtagsinventur zulässig. Zu beachten ist ebenfalls, dass Steuervergünstigungen wie das Verbrauchsfolgeverfahren, die auf die Zusammensetzung der Bestände am Bilanzstichtag abstellen, nicht in Anspruch genommen werden können.
• Bei der sogenannten Einlagerungsinventur mit automatisch gesteuerten Lagersystemen (zum Beispiel nicht begehbare Hochregallager) erfolgt die Bestandsaufnahme laufend mit der Einlagerung der Ware. Soweit Teile des Lagers während des Geschäftsjahres nicht bewegt worden sind, bestehen Bedenken gegen diese Handhabung.
• Das Stichproben-Inventurverfahren erlaubt eine Inventur mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben. Die Stichproben-Inventur muss den Aussagewert einer konventionellen Inventur haben. Das ist der Fall, wenn ein Sicherheitsgrad von 95 Prozent erreicht und relative Stichprobenfehler von 1 Prozent des gesamten Buchwerts nicht überschritten werden. Hochwertige Güter und Gegenstände, die einem unkontrollierten Schwund unterliegen, sind nicht in dieses Verfahren einzubeziehen.
• Das Festwertverfahren kann auf Sachanlagen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe angewendet werden. Voraussetzung ist, dass die Gegenstände im Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung sind, sich der Bestand in Größe, Zusammensetzung und Wert kaum verändert und die Gegenstände regelmäßig ersetzt werden. Eine körperliche Inventur ist bei diesen Gegenständen in der Regel alle drei Jahre oder bei wesentlichen Mengenänderungen sowie bei Änderung in der Zusammensetzung vorzunehmen. In Ausnahmefällen kann eine Inventur nach fünf Jahren ausreichen.
• Wird das Verfahren der permanenten Inventur angewendet, ist darauf zu achten, dass bis zum Bilanzstichtag alle Vorräte nachweislich einmal aufgenommen worden sind. Fremde Vorräte, zum Beispiel Kommissionswaren oder berechnete, vom Kunden noch nicht abgeholte Waren oder Fabrikate, sind getrennt zu lagern, um Inventurfehler zu vermeiden. Fremdvorräte müssen nur erfasst werden, wenn der Eigentümer einen Nachweis verlangt. Alle Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens sind zu erfassen. Das gilt auch für Besitz- und Schuldwechsel. Es sind entsprechende Saldenlisten zu erstellen. Bargeld in Haupt- und Nebenkassen ist durch Kassensturz zu ermitteln.
• Um die Inventur zu erleichtern, kann man Diktiergeräte verwenden. Besprochene Tonbänder können gelöscht werden, sobald die Angaben in die Inventurlisten übernommen und geprüft worden sind.
• Eigene Vorräte sind immer zu erfassen. Das schließt minderwertige und mit Mängeln behaftete Vorräte ebenso ein wie rollende oder schwimmende Waren. Bei unfertigen Erzeugnissen muss zur späteren Ermittlung der Herstellungskosten der Fertigungsgrad angegeben werden. Dabei ist an verlängerte Werkbänke (Fremdbearbeiter) und die Werkstattinventur zu denken.
• Bei der Bestandsaufnahme sind alle Wirtschaftsgüter lückenlos und vollständig zu erfassen. Die Aufzeichnungen sind so zu führen, dass man sie später überprüfen kann. Am besten gliedert man die Bestandsaufnahmelisten so, dass sie den räumlich getrennt gelagerten Vorräten entsprechen. Diese Listen müssen enthalten, wo die aufgenommenen Wirtschaftsgüter gelagert sind, und müssen von den aufnehmenden Personen abgezeichnet werden – etwa derjenige, der ansagt, und derjenige, der aufschreibt. Inventuranweisungen, Aufnahmepläne, Originalaufzeichnungen und die spätere Reinschrift der Bestandsaufnahmelisten sind aufzubewahren.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Meike Weichel