Umsatzsteuer: Rechnung per E-Mail wird erleichtert

Wer Rechnungen per E-Mail oder Web empfangen will, muss bisher hohe technische Anforderungen erfüllen, um sie umsatzsteuerlich anerkannt zu bekommen. Zukünftig können auch elektronische Rechnungen, die z. B. per E Mail, als PDF oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.

Das gilt nach dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 für alle Rechnungen, die nach dem 30. Juni 2011 ausgestellt werden, sofern die zugrunde liegenden Umsätze nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden. Die Kehrseite der Erleichterungen ist, dass im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen auf Verlangen eingesehen werden können.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E Mail, im EDI-Verfahren, als PDF oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber Standard Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden. Zu gewährleisten sind die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit.

Unter Echtheit der Herkunft ist die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers zu verstehen. Der Inhalt ist unversehrt, wenn die erforderlichen Angaben unverändert sind. Es sind keine technischen Verfahren, z. B. Signatur, mehr vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Selbst die Übermittlung als schlichte E-Mail ohne Signatur reicht aus. Jeder Unternehmer muss festlegen, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Dafür reicht es beispielsweise schon, die Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein zu vergleichen. Die Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Rechnung sind auf einem unveränderbaren Datenträger zu speichern. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger