Was bei der Inventur am Bilanzstichtag zu beachten ist

(c) BBH

Das Jahresende nähert sich, und damit regelmäßig auch der Bilanzstichtag: An diesem müssen alle Kaufleute, die nach den handelsrechtlichen oder steuerlichen Vorschriften Bücher führen und im Laufe des Wirtschaftsjahrs keine permanente Inventur vornehmen, Bestandsaufnahmen vornehmen (Inventurvorschriften ergeben sich aus den §§ 240, 241 HGB und den §§ 140, 141 AO.). Dies ist eine Voraussetzung dafür, dass die Buchführung des Unternehmens ordnungsgemäß ist.

Zu beachten ist dabei, dass steuerliche Teilwertabschreibungen nur bei voraussichtlich dauernder Wertminderung vorgenommen werden können. Diese Voraussetzungen müssen zu jedem Bilanzstichtag neu nachgewiesen werden.

Eine Fotoinventur ist nicht zulässig. Da die Inventur eine Menge Arbeit macht, insbesondere bei den Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffen, den Fabrikaten und Handelswaren, gibt es aber zeitliche Erleichterungen:

  • Bei der sog. zeitnahen Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag stattfinden. Zwischenzeitliche Bestandsveränderungen durch Einkäufe oder Verkäufe sind anhand von Belegen oder Aufzeichnungen zuverlässig festzuhalten.
  • Bei der zeitlich verlegten Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag vorgenommen werden. Die Bestände zum Bilanzstichtag müssen dabei wertmäßig fortgeschrieben bzw. rückgerechnet werden. Eine nur mengenmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung reicht nicht aus. Für Bestände, die durch Schwund, Verderb und ähnliche Vorgänge unvorhersehbare Abgänge erleiden können, ist nur die Stichtagsinventur zulässig, ebenso für besonders wertvolle Güter. Zu beachten ist ebenfalls, dass Steuervergünstigungen wie das Verbrauchsfolgeverfahren, die auf die Zusammensetzung der Bestände am Bilanzstichtag abstellen, nicht in Anspruch genommen werden können.
  • Bei der sog. Einlagerungsinventur mit automatisch gesteuerten Lagersystemen (z.B. nicht begehbare Hochregallager) erfolgt die Bestandsaufnahme laufend mit Ein- und Auslagerung der Ware. Soweit Teile des Lagers während des Geschäftsjahrs nicht bewegt worden sind, ist diese Handhabung ggf. mit erhöhtem Aufwand verbunden.
  • Das Stichproben-Inventurverfahren erlaubt eine Inventur mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben. Die Stichprobeninventur muss den Aussagewert einer konventionellen Inventur haben. Das ist der Fall, wenn ein Sicherheitsgrad von 95 Prozent erreicht und relative Stichprobenfehler von 1 Prozent des gesamten Buchwerts nicht überschritten werden. Hochwertige Güter und Gegenstände, die einem unkontrollierten Schwund unterliegen, sind nicht in dieses Verfahren einzubeziehen.
  • Das Festwertverfahren kann auf Sachanlagen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe angewendet werden. Voraussetzung ist, dass die Gegenstände im Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung sind, sich der Bestand in Größe, Zusammensetzung und Wert kaum verändert und die Gegenstände regelmäßig ersetzt werden. Eine körperliche Inventur ist bei diesen Gegenständen in der Regel alle drei Jahre oder bei wesentlichen Mengenänderungen sowie bei Änderung in der Zusammensetzung vorzunehmen.
  • Wird das Verfahren der permanenten Inventur angewendet, ist darauf zu achten, dass bis zum Bilanzstichtag alle Vorräte nachweislich einmal aufgenommen worden sind.

Bei der Bestandsaufnahme sind alle Wirtschaftsgüter lückenlos und vollständig zu erfassen. Die Aufzeichnungen sind so zu führen, dass eine spätere Nachprüfung möglich ist. Es ist zweckmäßig, die Bestandsaufnahmelisten so zu gliedern, dass sie den räumlich getrennt gelagerten Vorräten entsprechen. Der Lagerort der aufgenommenen Wirtschaftsgüter ist zu vermerken. Die Bestandsaufnahmelisten sind von den aufnehmenden Personen abzuzeichnen. Es kann organisatorisch notwendig sein, die Bestandsaufnahmen durch ansagende Personen und aufschreibende Mitarbeiter vorzunehmen. Inventuranweisungen, Aufnahmepläne, Originalaufzeichnungen und die spätere Reinschrift der Bestandsaufnahmelisten sind aufzubewahren.

Fremde Vorräte, z.B. Kommissionswaren oder berechnete, vom Kunden noch nicht abgeholte Waren oder Fabrikate sind getrennt zu lagern, um Inventurfehler zu vermeiden. Fremdvorräte müssen nur erfasst werden, wenn der Eigentümer einen Nachweis verlangt. Sie sollten jedoch in diesem Fall unter besonderer Kennzeichnung aufgenommen werden.

Eigene Vorräte sind immer zu erfassen. Das schließt minderwertige und mit Mängeln behaftete Vorräte ebenso ein wie rollende oder schwimmende Waren. Bei unfertigen Erzeugnissen muss zur späteren Ermittlung der Herstellungskosten der Fertigungsgrad angegeben werden. Dabei ist an verlängerte Werkbänke (Fremdbearbeiter) und die Werkstattinventur zu denken.

Alle Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens sind zu erfassen. Das gilt auch für Besitz- und Schuldwechsel. Es sind entsprechende Saldenlisten zu erstellen. Bargeld in Haupt- und Nebenkassen ist durch Kassensturz zu ermitteln.

Zur Inventurerleichterung können Hilfsmittel (z. B. Diktiergeräte) verwendet werden. Besprochene Tonbänder können gelöscht werden, sobald die Angaben in die Inventurlisten übernommen und geprüft worden sind.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Christian Fesl

Share
Weiterlesen

18 Juli

Bundeskartellamt veröffentlicht Jahresbericht 2023/24: Entwicklungen in der Energie- und Digitalwirtschaft

Am 26.6.2024 hat das Bundeskartellamt (BKartA) seinen „Jahresbericht 2023/24“ vorgestellt. Tätigkeitsschwerpunkte des Amtes lagen u.a. in den Bereichen der Energie- und Digitalwirtschaft. Energiewirtschaft Einen Fokus legte das BKartA im Bereich der Energiewirtschaft auf die Missbrauchskontrolle. Wegen des Verdachts auf missbräuchlich...

17 Juli

Ein halbes Jahr verpflichtender Online-Vertragsabschluss für Netzbetreiber: Die Unsicherheiten bleiben

Seit Anfang 2024 sind alle Netzbetreiber verpflichtet, den Abschluss von Netzanschlussverträgen in der Niederspannung online anzubieten (§ 6 Abs. 1 NAV; § 19 Abs. 4 NAV). Selbst ein gutes halbes Jahr nach der Einführung stellen sich – auch jenseits der technischen...