Elektronische Rechnungen ab 2025: Pflichten, Risiken und sichere Übertragungsmethoden

Seit dem 1.Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Für inländische Umsätze gibt es von dieser Regel keine Ausnahme.

Bei der elektronischen Rechnung handelt es sich um ein sogenanntes strukturiertes Format, welches die Vorgaben der EN 16931 erfüllt. Ein strukturiertes Format ist i.d.R. ein XML-Dokument, aus welchem die Rechnungsangaben nur mit hohem Aufwand entnommen werden können, oder indem ein Drittprogramm verwendet wird. Jedoch kann auch ein Hybrid-Format genutzt werden. Bei diesem ist ein PDF-Dokument in ein XML-Dokument eingebettet. Zu beachten ist, dass auch bei Hybrid-Formaten, das strukturierte Format das in Zweifelsfällen maßgebliche Dokument ist.

Gefahr durch manipulierte Rechnungen

Auch wenn es sicherlich der einfachste Weg ist, ist es sehr riskant, Rechnungen für Dienstleistungen oder Lieferungen einfach per E-Mail zu verschicken. Dies ermöglicht Betrügern, diese Rechnung abzufangen und die tatsächlichen Kontodaten durch Kontodaten der Betrüger zu ersetzen. Die gefälschte Rechnung landet dann mit der originalen E-Mailadresse des tatsächlichen Rechnungsstellers im Postfach des Empfängers. Wenn nur der Anhang der E-Mail manipuliert wurde, ist dies für den Empfänger der Mail kaum zu erkennen.

Wie können Sie sich hiervor schützen

Sie sollten Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, besonders sorgfältig kontrollieren. Insbesondere sollten Sie die Kontoverbindung überprüfen und diese im Idealfall mit den Daten aus dem ursprünglichen Angebot abgleichen.

Sollten Sie selbst elektronische Rechnungen per E-Mail versenden, können Sie Betrügern das Leben erschweren, indem Sie eine E-Mailadresse verwenden, die nicht öffentlich einsehbar ist. Effektiv ist auch der Einsatz von Verschlüsselungen.

Empfehlung: Verwendung von Übertragungsportalen

Zudem können elektronische Rechnungen sehr viel sicherer versendet werden, wenn Sie ein Übertragungsportal nutzen. Die elektronischen Rechnungen werden dann nicht mehr per E-Mail versandt, sondern über ein geschlossenes Netzwerk ausgetauscht. Hierfür ist jedoch erforderlich, dass sich sowohl Sie als auch Ihr Geschäftspartner/ Kunde in dem entsprechenden Netzwerk registrieren. Im Bereich der öffentlichen Auftraggeber ist das so genannte Peppol-Netzwerk weit verbreitet. In der Privatwirtschaft bietet Traffiqx ein Netzwerk an, in dem Dokumente und Daten ausgetauscht werden können. Das Netzwerk kann zudem in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integriert werden.

Wenn Sie Ihre Rechnungen mithilfe einer DATEV-Anwendung erstellen und versenden, sind Sie bereits automatisch an das Traffiqx-Netzwerk angebunden.

Ansprechpartner:innen: Manfred Ettinger/Björn Jeske/Sebastian Reitmayer