IT in der Vergabe: Rahmenvereinbarungen ausschreiben (Teil 1)

Die öffentliche Hand steht bei der Beschaffung von IT-Leistungen regelmäßig vor der Herausforderung, einerseits rechtssicher und transparent zu vergeben, andererseits jedoch flexibel auf technologische Entwicklungen und sich wandelnde Bedarfe reagieren zu können. Gerade im IT-Bereich, in dem Innovation und Anpassungsfähigkeit entscheidende Erfolgsfaktoren sind, stößt die klassische Einzelvergabe häufig an ihre Grenzen. Hier kommen Rahmenvereinbarungen ins Spiel: Sie bilden ein bewährtes Instrument, um wiederkehrende oder inhaltlich ähnliche Leistungen effizient, wirtschaftlich und rechtssicher zu beschaffen.

Rahmenvereinbarungen sind aus der Vergabepraxis nicht mehr wegzudenken. Sie erleichtern insbesondere die Beschaffung von IT-Leistungen, da sie die erforderlichen Abläufe beschleunigen, vereinfachen und zugleich eine langfristige Planungssicherheit bieten. Nach § 103 Abs. 5 S. 1 GWB handelt es sich dabei um „Vereinbarungen zwischen einem (oder mehreren) öffentlichen Auftraggebern und einem (oder mehreren) Unternehmen, die dazu dienen, die Bedingungen für die öffentlichen Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere in Bezug auf den Preis“.

Inhalt der Rahmenbedingungen

Mit diesem Beschaffungsinstrument lassen sich zahlreiche Leistungen unter einem rechtlichen Dach mit einheitlichen (vertraglichen) Bedingungen bündeln.

• Bei Lieferaufträgen über Hard- und Software, die in mehreren, von den Auftraggebern gesteuerten Lieferzyklen erfolgen, handelt es sich in der Regel um klassische Rahmenvereinbarungen. Über die Vertragslaufzeit hinweg können öffentliche Auftragsgeber zu den (rahmen-)vertraglich vereinbarten (Preis-)Konditionen aus Produktkatalogen (z.B. Lizenzen) „bestellen“ oder Leistungen abrufen – und dabei häufig von Mengenrabatten profitieren.

• Auch IT-Systemprojekte, die sich über längere Zeiträume erstrecken und verschiedene Leistungen umfassen, gelten regelmäßig als Rahmenvereinbarung i.S.d. § 103 Abs. 5 GWB. Das trifft insbesondere dann zu, wenn Leistungen nicht von Beginn an fortlaufend erbracht werden (wie z.B. die Entwicklung und Installation einer bestimmten Software), sondern erst auf Abruf oder nach genauerer Spezifizierung durch den Auftraggeber, etwa bei Anpassungen, (Weiter-)Entwicklungen einer Software oder Schulungen „nach Bedarf“.

Der große Vorteil von Rahmenvereinbarungen liegt darin, dass öffentliche Auftraggeber nicht für jede Einzelvergabe ein aufwändiges Verfahren durchführen müssen. Sie können flexibel und kurzfristig – je nach akutem Bedarf – Leistungen aus der bestehenden Vereinbarung abrufen.

Die Beauftragung erfolgt dabei stets in zwei Schritten:

• Stufe 1: Abschluss der Rahmenvereinbarung (im Regelfall nach einem förmlichen Vergabeverfahrens).
• Stufe 2: Erteilung von Einzelaufträgen.

Wie sich Rahmenvereinbarungen und Einzelaufträge systematisch voneinander abgrenzen und welche vergaberechtlichen Regeln in den beiden Stufen gelten, lesen Sie in Teil 2 unserer Blog-Reihe „IT in der Vergabe: Rahmenvereinbarungen ausschreiben“.

Ansprechpartner:innen: Malte Müller-Wrede/Dr. Roman Ringwald/Dr. Melanie Plauth/Jacqueline Ahlbach