Transformationsdruck trifft Engpassmarkt – Wie Versorgern die Einführung einer Billing-Lösung trotz Ressourcenknappheit gelingt

Das vorherrschende Angebotsdefizit für Billing-Lösungen zwingt insbesondere kleine und mittlere Versorger zunehmend in die Rolle eines Bittstellers. Die Auswahlmöglichkeiten schrumpfen, Budgets müssen fortlaufend korrigiert werden. Die Marktsituation ist herausfordernd und neu – kreative und unkonventionelle Ansätze sind gefragt.

Das Angebotsdefizit ist auf vielfältige Ursachen zurückzuführen. Unstrittig und zumindest in Teilen wesentlich ist der Effekt der Wartungsabkündigung für SAP for Utilities auf ECC-Basis. Hinzu kommen Faktoren wie strukturelle Änderungen im Betrieb und weitere ökonomische Optimierungen. Auch der technische Fortschritt und aufkommende Anforderungen aus der Regulatorik mit hoher Komplexität drängen zu Anpassungen in der IT-Landschaft. Dienstleister bieten zunehmend „echte“ Cloud-Modelle im Sinne von Software-as-a-Service an. Neue Anbieter konnten nach fulminantem Markteintritt ihre Versprechen nicht einhalten und gleichzeitig werden Softwarelösungen trotz breiter Nutzerbasis konsolidiert oder deren Wartung eingestellt.

Für viele Versorger kommen diese Entwicklungen unerwartet. Diejenigen, die zuletzt versucht haben, Anbieter für eine neue Lösung zu finden, mussten mehrheitlich feststellen, dass der Markt einen kritischen Punkt erreicht hat, da massive Nachfrage und sehr begrenzte Angebotskapazitäten zusammentreffen. Während sich noch vor einigen Jahren potenzielle Kunden aussuchen konnten, welche Lösung sie zukünftig nutzen wollen, erhalten viele Unternehmen der Versorgungsindustrie inzwischen mehr Absagen als Angebote. Wer noch ein Angebot für Einführungsprojekt und Systembetrieb erhält, schließt schnell und unter Umständen überhastet Verträge ab oder versucht externe Ressourcen am Markt zu reservieren. Wenn solche Projekte scheitern, kann dies   existenzgefährdend sein. Dabei sollte trotz hohem Druck besonnen und sorgfältig mit der Thematik umgegangen werden. Der Systemwechsel bietet auch Chancen zur Zukunftssicherung.

Wesentliche Aspekte im Projektvorgehen

Die optimale Softwarelösung und ein geeignetes Betriebsmodell auszuwählen, ist von strategischer Relevanz. Leitungsorgane sind aktiv einzubinden und regelmäßig über Projektfortschritte zu informieren. Wenn das Anforderungsprofil mit klarem Fokus definiert wird und prinzipiell Veränderungsbereitschaft besteht, können langfristige Mehraufwände vermieden werden.

Projektmanagement und eine effiziente Projektstruktur sind Schlüsselkomponenten für den Erfolg Ihres Einführungsprojekts. Durch einen „runden“, realistischen und nachvollziehbar kommunizierten Projektablauf, sind allen Mitwirkenden der aktuelle Stand und die Ziele im Projekt bewusst und Sie behalten die Aufwände im Blick. Wird daran eine Dokumentation angeknüpft, entsteht ein Nachschlagewerk zum System und dessen Einführung, was unter anderem wesentlich für die Testierung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist.

Sich bewusst mit dem Transformationsvorgehen auseinanderzusetzen, ist ein weiterer Schlüssel zum Erfolg. Dafür ist eine klare Zielarchitektur zu definieren, die den künftigen Funktions- und Integrationsbedarf erfüllt. Dazu müssen Migrationspfad und Datenbestände konsistent voranalysiert werden. Ebenso ist eine intensive Befassung mit dem CutOver-Prozess und dem Exit-Vorgehen relevant, um zu gewährleisten, dass ein System auch konsequent gewechselt und abgeschaltet werden kann. Besonders die Mitwirkung des Bestandsdienstleisters in der Migration und im zukünftigen Betreuungsmodell des Archivsystems ist abzustimmen und einzuplanen.

Geschäftsalltag effizienter gestalten

Eine Umstellung übersteigt oft die verfügbare Kapazität interner Ressourcen. Maßnahmen im Kerngeschäft können in Erwägung gezogen werden, um Nutzerinnen und Nutzer zu entlasten. So ist in der Regel eine Entlastung von Aufgaben des Projekt- und Tagesbetriebs nicht ohne externe Unterstützung wie BPO-Ressourcen und/oder Beratungsunternehmen erreichbar. Diese Lage wird durch weitere Projekte zur obligatorischen Umsetzung der regulatorischen Anforderungen zusätzlich verschärft. Der Fachbereich besitzt das erforderliche Prozess- und IT-Know-How, welches eine wesentliche Grundlage für Prozess- und Datenfragen im Einführungsprojekt darstellt. Die entstehenden Kapazitäten ermöglichen es, die anstehende Veränderung durchzuführen und Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. So ist es beispielsweise möglich, bereits vorhandene Individualisierungen auf einen ausgelieferten Lösungsstandard zurückzubauen. Insbesondere, da moderne Systeme Möglichkeiten zur Automatisierung, standardisierter Prozessgestaltung und Skalierung bieten, lohnt es sich, etablierte Prozesse anzupassen und somit den Geschäftsalltag effizienter zu gestalten.

Wenn man zudem Fachbereiche früh beteiligt, kann eine Aufbruchstimmung erzeugt werden, die im Rahmen des Change-Managements einen positiven Impuls darstellt. Nutzerinnen und Nutzer setzen sich dadurch bereits frühzeitig mit dem neuen System auseinander und entwickeln ein Grundverständnis für die künftige Anwendung. Teams wachsen gemeinsam an der Aufgabe. Nach einem aussichtsreichen Abschluss kann man auf die erbrachte Leistung blicken und die Früchte des Erfolges ernten.

Abschluss

Hohe Kosten, ein unklarer Ausgang und zusätzliche anstehende Anstrengungen, gepaart mit vorherrschender Angebotsknappheit im Softwaremarkt, lassen Projekte dieser Größe auf den ersten Blick wie ein notwendiges Übel wirken. Jedoch sind solche Projekte unternehmensweit relevant. Darum ist es wichtig, diese geschäftskritischen Vorhaben so erfolgreich wie möglich anzupacken. So kann der Aufwandsrahmen kontrolliert werden und viele Unternehmensbereiche verbessern sich wesentlich. Schrecken Sie nicht davor zurück, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um Anregung und Unterstützung zu bitten. Diese sind durch die tägliche Arbeit die Experten vor Ort.

Ansprechpartner: Dr. Andreas Jankiewicz/Stephan Poll/Henrik Schnitzer/Philipp Eckenweiler
weitere Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Dr. Maximilian Festl-Wietek