Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege auf 8 Jahre: Unternehmen müssen ihr Löschkonzept nach DS-GVO überprüfen – Bürokratiebelastung statt Bürokratieentlastung?
Noch kurz vor dem Auseinanderbrechen der Ampelkoalition hat die Bundesregierung das „Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ – kurz „Viertes Bürokratieentlastungsgesetz“ (BEG IV) – im Bundesgesetzblatt verkündet.
Aufgrund der gesetzlichen Anpassungen müssen Unternehmen nun ggf. ihr Löschkonzept nach DS-GVO sowie ihre IT entsprechend anpassen. Somit könnte das Gesetz zu einer Bürokratiebelastung statt zu einer Bürokratieentlastung führen.
Worum geht es?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz ist ein sog. Artikelgesetz, das 72 Gesetze bzw. Verordnungen ändert oder aufhebt. So sollen unter anderem das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung, das Aktiengesetz und das Bürgerliche Gesetzbuch geändert werden.
Die Bundesregierung möchte mit diesem Gesetz das Versprechen aus ihrem Koalitionsvertrag einlösen, überflüssige Bürokratie zu bekämpfen. Ziel des Gesetzes sei es, Abläufe zu vereinfachen und zu verschlanken, ohne dadurch notwendige Schutzstandards in Frage zu stellen. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz werden u. a. die Aufbewahrungspflichten für bestimmte Unterlagen verkürzt.
Bislang sind Buchungsbelege, ebenso wie u. a. Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, empfangene Handelsbriefe und die Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe sechs Jahre (§ 257 HGB a.F.). Durch die Gesetzesänderung gilt für die Aufbewahrung von Buchungsbelegen nun eine verkürzte Frist: Buchungsbelege müssen „nur noch“ acht Jahre aufbewahrt werden. Die geänderte Aufbewahrungsfrist ist grundsätzlich erstmalig auf Buchungsbelege anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen sein wird. Die Regelung gilt also nicht nur für neue, sondern auch für existierende Buchungsbelege. Das BEG IV sieht korrespondierende Änderungen in der Abgabenordnung (§ 147 AO) und dem Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) vor.
Die Änderungen der Aufbewahrungsfristen treten am 1.1.2025 in Kraft.
Auswirkungen auf Löschkonzepte (Datenschutz)
Die Verkürzung von Aufbewahrungspflichten mag auf den ersten Blick positiv klingen, führt aber nicht nur dazu, dass Unternehmen die Fristen zur Löschung von Buchungsbelegen neu bewerteten müssen. Unter Umständen sind auch die Fristen zur Löschung von (Kunden-, Lieferanten und Mitarbeiter-)Stammdaten anzupassen, soweit diese auf der Grundlage der vorgenannten Aufbewahrungsfristen (für Buchungsbelege) abgeleitet wurden.
Nach wie vor: Löschen ist Pflicht, nicht Kür
Ein aktueller Fall aus Hamburg verdeutlicht noch einmal, dass Unternehmen unbedingt über ein Löschkonzept nach DS-GVO verfügen müssen.
Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte verhängte in Folge einer Schwerpunktprüfung von Unternehmen aus dem Forderungsmanagement kürzlich gegen einen Dienstleister ein Bußgeld in Höhe von 900.000 Euro. Das Unternehmen bewahrte eine sechsstellige Zahl von Datensätzen mit personenbezogenen Daten teilweise fünf Jahre ohne Rechtsgrundlage auf. Zu berücksichtigen war hier zum einen, dass die verarbeiteten Daten von säumigen Schuldnern tendenziell besonders sensibel sind, und zum anderen, dass das Unternehmen bei der Aufarbeitung kooperierte.
Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte hält dazu fest: „Es ist nicht akzeptabel, wenn Unternehmen, die in datengetriebenen digitalen Branchen arbeiten, kein kohärentes Löschkonzept entwickelt haben.“ (Pressemitteilung des Hamburgischen Datenschutzbeauftragten).
Ansprechpartner:innen: Thomas Schmeding/Alexander Bartsch/Dr. Maximilian Festl-Wietek/Dr. Karina Appelmann
