Was Sie schon immer über Compliance wissen wollten (und sollten)- Teil V: Zum Verhältnis von internen und externen Ermittlungen

Nach unserem letzten Compliance-Blog-Beitrag zum Thema „Internal Investigations“ (wir berichteten) haben uns viele Fragen erreicht. Deshalb haben wir uns dazu entschieden, das Verhältnis von internen und externen Ermittlungsmaßnahmen nochmals näher zu beleuchten. Besser gesagt, möchten wir beide Institute voneinander abgrenzen. Denn in der praktischen Handhabe gibt es große Unterschiede. Und für die Geschäftsführung kann es Gold wert sein, beide Seiten zu kennen.

Doch zunächst das Wichtigste: Es geht nicht darum, Ermittlungsbehörden zuvorzukommen und Beweise verschwinden zu lassen oder das Geschehen nachträglich zu „frisieren“. Das wäre Strafvereitelung nach § 258 StGB. Es geht vielmehr darum, den unternehmensinternen Vorfall aufzuklären und im besten Fall bereits entsprechende Maßnahmen eingeleitet zu haben. Denn im Allgemeinen gilt hier wie auch sonst: besser den eigenen Fehler selbst finden, bevor es andere tun. Oder anders gesagt: Wer interne, mitunter auch unangenehme Maßnahmen einleitet, präventiv oder nach Eintritt eines Verstoßes, kann nach außen hin unbeschwerter auftreten.

Interne Ermittlungsmaßnahmen führt, anders als externe, das Unternehmen in Eigenregie durch. Hierzu bedient sich die Geschäftsführung eines zuvor benannten Ermittlerteams (und je nach Umfang zusätzlich externer Kräfte wie Rechtsanwälten oder Beratern). Anschließend wird Schritt für Schritt der Vorfall aufgearbeitet. Am Ende steht ein Abschlussbericht. Dabei kann das Prozedere variieren, von stark formalisierten Verfahren bis hin zu einer kurzen Beleuchtung des Vorfalls. Entscheidend ist allerdings, dass sich belastbare Ergebnisse finden lassen, die zu einem späteren Zeitpunkt belegen, dass sich das Unternehmen angestrengt hat, den Vorfall aufzudecken und aufzuarbeiten (Stichwort: Dokumentation).

Externe Ermittlungsmaßnahmen werden wiederum von unternehmensfremden Personen durchgeführt, allen voran von der Staatsanwaltschaft, aber auch von Kartellbehörden. Die externen Ermittler haben – im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse – umfassende Ermittlungsrechte und können befragen und durchsuchen (und auch sonst für relativ viel Unordnung und Aufmerksamkeit sorgen).

Und gerade hier zeigt sich der entscheidende Wert interner Ermittlungen: Wer vor Beginn externer Ermittlungen den Sachverhalt bereits tiefgehend und belastbar aufgearbeitet und in den besten Fällen schon präventive Maßnahmen für die Zukunft eingeleitet hat, kann selbstbewusst gegenüber den Behörden auftreten und behält im Wesentlichen die Kontrolle.

Darüber hinaus hat ein zuvor durchgeführtes Ermittlungsverfahren den Vorteil, dass man damit dem in der Presse oft auftauchenden Vorwurf entgegentreten kann, man habe „den Laden nicht im Griff“ oder nicht angemessen auf einen Vorfall reagiert.

Selbstverständlich können sich interne und externe Ermittlungsmaßnahmen zeitlich überschneiden. Teilweise kann einem die Behörde auch zuvorkommen, zum Beispiel wenn der Verstoß im Unternehmen gar nicht erst aufgefallen ist und Beteiligte sich direkt an die staatlichen Behörden wenden. Aber auch in diesen Fällen ist es ratsam, schnellstmöglich internere Ermittlungsmaßnahmen durchzuführen. Denn spätestens wenn sich der Vorfall als echter Compliance-Verstoß herausstellt, ist die Rechtfertigungsnot groß. Hier zeigt sich dann, wie gut das Unternehmen interne Prozesse etabliert hat und wie wertvoll sie für die Unternehmensleitung sein können.

Ansprechpartner: Prof. Dr. Ines Zenke/Dr. Christian Dessau