Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung kommt

Lieferanten der Bundesverwaltungen sind schon seit 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen grundsätzlich digital einzureichen. Ab dem 1.1.2025 sollen Unternehmen verpflichtet werden, auch im allgemeinen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen elektronische Rechnungen auszustellen.

Welche Formate sind zugelassen?

Bisher hatten Unternehmen die Wahl, in welcher Form sie ihre Rechnungen erstellen möchten, sei es in Papierform, als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Mit den geplanten Änderungen müssen Rechnungen ab 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um die elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.

Die neuen Regelungen sollen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen den Anforderungen der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen und hohe Standards erfüllen. Dabei wurden bereits Formate wie ZUGFeRD und XRechnung als geeignet bestätigt, während für das EDI-Verfahren noch Klärungsbedarf besteht. Rechnungen in Papierform oder als PDF gelten künftig als „sonstige Rechnungen“.

Übergangsfristen zur Umstellung

Um die Umstellung auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung zu erleichtern, sind folgende Übergangsfristen vorgesehen:

• Bis zum 31.12.2026 dürfen für Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen und Rechnungen als PDF übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
• Bis zum 31.12.2027 soll dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich sein, jedoch nur, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
• Ab dem Jahr 2028 soll die elektronische Rechnung dann zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.

Die gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das jedoch noch im Vermittlungsausschuss diskutiert wird, der am 21.2.2024 tagt. Die Entscheidung darüber steht also noch aus.

Was ist zu tun?

Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich erfolgt im Rahmen der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) der EU-Kommission. Sie möchte die Digitalisierung im Bereich der Umsatzsteuer vorantreiben, um Betrugsfällen effektiver entgegentreten zu können, und plant unter anderem die Einführung eines zentralen Meldesystems.

Elektronische Rechnungen bieten Unternehmen viele Vorteile, darunter die Vereinfachung von Arbeitsprozessen, schnellere Bezahlprozesse und geringere Fehleranfälligkeit. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen spart außerdem Papier- und Portokosten. Die diskutierten Übergangsfristen sollten nicht dazu verleiten, das Thema aufzuschieben, da die aktuellen Neuregelungen die Anforderungen an den Rechnungsprozess erhöhen und auch eine ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Rechnungen sichergestellt sein muss. Unternehmen sollten ihre Rechnungsprozesse überprüfen und zeitnah sicherstellen, dass ihre Systeme die Anforderungen erfüllen.

Ansprechpartner*innen: Manfred Ettinger/Tobias Sengenberger/Björn Jeske/Janine Jobst