Tax Compliance Management Systeme als Einstieg in die Digitalisierung

Bei Tax Compliance Management Systemen (Tax CMS) denkt jeder zuerst an die Minimierung von persönlichen Haftungsrisiken. Das ist richtig und wichtig. Doch Tax CMS ist noch viel mehr: Es steht für klare unternehmensinterne Prozesse, die Zuordnung von Verantwortlichkeiten, verlässliche Unternehmensdaten und eine revisionssichere Dokumentation. Ein Tax CMS Projekt ist daher der ideale Einstieg in die Digitalisierung der Prozesse in der Steuerfunktion.

Tax CMS und die Finanzverwaltung

Auch die Finanzverwaltung hat die Bedeutung von Tax Compliance Management Systemen für das Besteuerungsverfahren erkannt. Das Bayerische Finanzministerium hat ein Pilotprojekt aufgesetzt, bei dem die Tax Compliance Management Systeme in die Betriebsprüfung einbezogen werden. Die Finanzverwaltung will die eigenen Prüfungsmethoden weiterentwickeln und die Schwerpunkte der Betriebsprüfungen künftig gezielter setzen. Im Gegenzug verspricht die Finanzverwaltung eine schnellere und rechtssicherere Abwicklung von Außenprüfungen und eine frühere bestandskräftige Veranlagung unter Vermeidung unnötiger Liquiditätsnachteile. Der Steuerpflichtige erhält damit ein echtes Pfund an die Hand. Statt sich über ewig vergangene Sachverhalte zu streiten, kann der Fokus nämlich auf die steuerlichen Verhältnisse in der Gegenwart gelegt werden. Und die lassen sich vom Steuerpflichtigen gestalten. Wenn das nicht ein Anreiz ist.

Mit Tax CMS zur Digitalisierung

Ein Tax Compliance Management System dokumentiert den Ordnungsrahmen, in dem die steuerlichen Prozesse ablaufen und ist insoweit vergleichbar mit einer Inventur. Es zeigt die Stärken und insbesondere die Schwächen, aber auch das Optimierungspotential auf. Und hier schlägt die Stunde für die Digitalisierung von Standardprozessen, die bis dahin (größtenteils) noch manuell durchgeführt werden.

Digitalisierung bezieht sich nicht nur auf steuerlich relevante Prozesse, sondern umfasst sämtliche Unternehmensbereiche. Die mitunter ersten Schritte zur Digitalisierung erfolgen häufig im Prozess der Sicherstellung des Empfangs von elektronischen Rechnungen, wozu viele Bundesländer auch die Stadtwerke bereits verpflichten. In diesem Rahmen bietet es sich für viele Unternehmen an, sowohl den Rechnungseingang zu digitalisieren als auch das ersetzende Scannen im Unternehmen einzuführen.

Folgeschritte zum digitalen Stadtwerk können dann die Digitalisierung von Ausgangsrechnungen inklusive der Erstellung von elektronischen Rechnungen, die Digitalisierung der Debitoren- und Kreditorenprozesse sowie auch die vollelektronische Erfassung bislang papierbehafteter, interner Prozesse sein.

Die Bedeutung dieser oft abteilungsübergreifenden Projekte für Unternehmen ist immens. Es  hilft, die Schnittstellen zwischen dem Rechnungswesen und den anderen Fachabteilungen im Unternehmen zu optimieren. Das Rechnungswesen ist darauf angewiesen, die steuerlich relevanten Informationen von den Fachabteilungen in sehr guter Qualität „geliefert“ zu bekommen. Die Digitalisierung von steuerlichen Standardprozessen hilft dabei. Zudem – und das ist auch nicht zu vernachlässigen – verschafft sie den verantwortlichen Mitarbeitenden Zeit für Anderes. Auch solche, die sich nicht digitalisieren lassen.

Ansprechpartner*innen: Rudolf Böck/Meike Weichel

PS: Sie interessieren sich für dieses Thema? Bei unseren Präsenz-Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit ein Tax-CMS und seine Anwendung in der Praxis kennenzulernen.