Chancen erkennen und umsetzen: Einsatz von Process Mining im Controlling

Mit dem sogenannten Process Mining lassen sich in Zukunft die Prozesskontrolle, -steuerung und -planung zunehmend digitalisiert und weitaus effizienter gestalten. Es kann so dazu betragen, ein reibungsloses und perfekt angepasstes Prozessmanagement zu gewährleisten.

Der Traum vom perfekten Geschäftsprozess

Ein fertig ausgearbeiteter und an das Unternehmen angepasster Geschäftsprozess ist implementiert, alle Stakeholder haben ihn verstanden und setzen ihn exakt um. Jeder Teilabschnitt funktioniert, sämtliche Aktivitäten sind optimal ausgeklügelt – generell funktioniert einfach alles, effizient und on-time.

Realistisch betrachtet wirkt ein solches Szenario surreal. Dass es so optimal nicht läuft, liegt häufig an fehlenden Informationen über den implementierten Workflow, den aktuellen Stand oder die spezifische Auslastung der für den Geschäftsprozess notwendigen Ressourcen (z. B. Material, Arbeitszeit…). Diese sind jedoch essenzielle Kriterien für Prozesskontrolle.

Prozesse optimieren

Hier kommt das sogenannte Process Mining ins Spiel. Darunter versteht man eine Technologie, mit der Prozesse systematisch ausgewertet und analysiert werden können. Mit Hilfe  von Software lassen sich sämtliche Daten nach Abschluss einer Prozessinstanz abrufen bzw. Prozesse aufgrund von Ist-Daten rekonstruieren. Als Ergebnis werden alle Haupt- und Nebenprozessvarianten für die Diagnose- und Verbesserungsentscheidungen objektiv abgebildet. Zudem können diese in Form von Statistiken, aussagekräftigen Kennzahlen, Charts aber auch Handlungsvorschlägen aufbereitet und dem User zur Verfügung gestellt werden.

Insbesondere im Ausblick auf die Zukunft der Controlling-Funktionen hat Process Mining ein großes Potenzial: Jedes Prozessdetail wird erfasst, analysiert und beurteilt. So können Kennzahlen und Reportings für das Controlling schnell und unkompliziert erstellt und mithilfe von Soll/Ist-Analysen Anomalien erkannt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Beispiele für solche Kennzahlen sind Bearbeitungsquoten, Durchlaufzeiten oder die Fristeinhaltung von Prozessschritten.

Das Process Mining kann auch dazu beitragen, das Working Capital Management zu optimieren. Derzeit werden alle Daten zur Steuerung des Working Capital in der Finanzbuchhaltung manuell oder teilautomatisiert erfasst. Dazu gehören neben den rechnungslegungsrelevanten Attributen auch die Angaben aus der Materialwirtschaft sowie die zur Zahlung relevanten Daten. Deren Vollständigkeit und Richtigkeit sind die Basis, um die Fälligkeit von Zahlungen zu bestimmen und somit den Unternehmenscashflow zu optimieren.

Process Mining schafft die Möglichkeit, die Fälligkeit von Zahlungen aufgrund automatisch identifizierter Prozessdaten in Echtzeit optimal zu bestimmen. Der Unternehmenscashflow wird somit automatisiert optimal gesteuert.

Gerade im Bereich des Controllings kann diese Technologie also weitaus umfassender angreifen als konventionelle Methoden. Der Erfolg liegt letztlich bei den strategischen Entscheidern, die die Chancen erkennen und im Unternehmen umsetzen müssen.

Ansprechpartner: Thomas Straßer/Tobias Sengenberger