Alle Jahre wieder: Aufräumen im Aktenschrank

Wie jedes Jahr erlaubt das Recht auch zu diesem Jahreswechsel, eine ganze Menge alter Aktenbestände der blauen Tonne zu überantworten. Die folgenden Buchführungsunterlagen können nach dem 31.12.2015 vernichtet werden:

• Aufzeichnungen aus 2005 und früher,
• Inventare, die bis zum 31.12.2005 aufgestellt worden sind,
• Bücher, in denen die letzte Eintragung aus dem Jahr 2005 oder früher stammt,
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2005 oder früher AUFGESTELLT worden sind,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2005 oder früher (§ 147 Abs. 3 AO),
• Empfangene Handels– oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2009 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2009 oder früher.

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.

Unterlagen dürfen NICHT vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für 10 Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr 2015 betragen hat, müssen ab 2016 die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen 6 Jahre aufbewahren (§ 147a AO). Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend.

Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Bei Jahresabschlüssen, Bilanzen, Lageberichten und Inventaren muss man allerdings aufpassen: Es kommt auf das Kalenderjahr an, in dem sie, nicht für welches sie erstellt worden sind. Wenn also beispielsweise der Jahresabschluss für 2004 im Jahr 2006 erstellt wurde, dann läuft die 10jährige Aufbewahrungsfrist bis zum 31.12.2016, d.h. die Unterlagen können erst ab dem 1.1.2017 vernichtet werden.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger