Die elektronische Rechnung: Bald trifft es auch Sie

Ab heute müssen Bund und oberste Bundesbehörden elektronische Rechnungen, sog. E-Rechnungen, empfangen und verarbeiten können. Ab dem 27.11.2019 gilt dies auch für die übrigen öffentlichen Auftraggeber des Bundes, wie z. B. die Deutsche Bahn. Doch auch die Länder, die Kommunen und kommunale öffentliche Auftraggeber müssen bis spätestens zum 18.4.2020 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Darunter fallen kommunale Energieversorgungsunternehmen, insbesondere Stadtwerke, aber auch kommunale Krankenhäuser und Wohnungsbaugesellschaften. Sie alle müssen ihre Organisation, ihre Abläufe und Prozesse überprüfen und ggf. anpassen. Aber nicht nur die öffentliche Hand selbst ist betroffen, die E-Rechnung hat auch Konsequenzen für Lieferanten und Auftragnehmer der öffentlichen Hand.

Worum geht es genau?  

Ausgangspunkt ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (RL 2014/55/EU). Sie soll bewirken, dass das öffentliche Auftragswesen digitalisiert und durchgängig elektronische Beschaffungs- und Haushaltsprozesse eingeführt werden. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen werden und in einem Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eingescannte Papierrechnungen, Bild- oder reine PDF-Dateien erfüllen diese Voraussetzungen nicht.

Konkret in nationales Recht umgesetzt wird die RL 2014/55/EU jedoch auf Bundes- und Landesebene und damit in allen 16 Bundesländern individuell. Dabei zeichnet sich aktuell ein sehr uneinheitliches Bild zwischen digitalen Vorreitern und Minimalumsetzern ab.

Auf Bundesebene regelt die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO), dass der Standard XRechnung als Datenformat maßgeblich ist (§ 4 Abs. 1 Satz 1 E-Rech-VO Bund). Aus technischer Sicht ist eine XRechnung eine XML-Datei, die nach den semantischen Vorgaben des Standards aufgebaut ist. Der Standard XRechnung ist grundsätzlich technologieneutral und kostenfrei und kann somit ohne Lizenzkosten von jedermann eingesetzt werden. Neben einer tiefen Integration in die bestehenden Rechnungsprozesse (und somit in die kaufmännische IT-Landschaft) stehen auch kostenfreie „Stand-Alone“-Produkte zur Verfügung, mit denen standardkonforme Rechnungen erzeugt und validiert werden können. Daneben kann der Standard ZUGFeRD 2.0 gerade kleineren Unternehmen ein hybrides E-Rechnungsformat ermöglichen, solange die Vorgaben der RL 2014/55/EU gewahrt sind (§ 4 Abs. 1 Satz 2 E-Rech-VO Bund). Um E-Rechnungen auf Bundesebene zu übermitteln, ist zwingend die Nutzung eines Verwaltungsportals vorgeschrieben.

Auf Landesebene ist weitgehend ebenso die XRechnung vorgesehen, aber es zeichnen sich bereits unterschiedliche Übermittlungslösungen ab. Zudem folgen nicht alle Länder dem Beispiel des Bundes, E-Rechnungen bereits ab Beträgen von 1.000,00 Euro zu ermöglichen bzw. zu verlangen, sondern wenden die maßgeblichen Schwellenwerte des Vergaberechts an. Auch wird unterschiedlich gehandhabt, ob – wie auf Bundesebene ab 27.11.2020 – Rechnungen nur noch als E-Rechnungen gestellt werden dürfen. Doch die Umstellung auf die E-Rechnung beschert nicht nur Aufwand. Insbesondere die Digitalisierung des durch einen Medienbruch gekennzeichneten Rechnungseingangsprozesses kann zu einem erheblichen Einsparpotential führen, da hierbei auf die zeitintensive manuelle Datenerfassung bzw. den fehleranfälligen OCR-Rechnungsscan verzichtet werden kann. Wir empfehlen im Rahmen der Umsetzung eine erste Analyse, welche und wie viele Rechnungen im Unternehmen betroffen sind. Im zweiten Schritt sollte man dann mit dem IT-Dienstleister besprechen, welcher Automatisierungsgrad und Funktionsumfang sinnvoll ist.

Damit ist der heutige Tag nur der Auftakt zur weiteren Auseinandersetzung mit der E-Rechnung auf Landes- und kommunaler Ebene, bei Stadtwerken und anderen öffentlichen Auftraggebern sowie ihren Lieferanten.

Ansprechpartner : Jan-Hendrik vom Wege/Thomas Schmeding/Stefan Brühl