Sisyphus lässt grüßen – Immer mehr EVUs haben Schwierigkeiten ihren Jahresabschluss zeitnah fertigzustellen, aber warum?

Die Energiewirtschaft wird immer komplexer. Dies gilt sowohl für die IT, die verschiedenen Geschäftsprozesse als auch für das Regulierungsmanagement. Wir bemerken in den letzten Jahren, dass EVUs zunehmend Schwierigkeiten haben, den Jahresabschluss zeitnah fertigzustellen. Warum? Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Die unterschiedlichsten Engpässe sind schuld, zumal sie teilweise auf historisch gewachsenen Strukturen basieren. Soviel aber kann man sagen: Die Ursachen führen häufig nicht nur zu einem verzögerten Jahresabschluss, sondern auch zu Prozessineffizienzen in anderen Unternehmensbereichen.

Wenn der Jahresabschluss nicht fristgerecht fertig wird, bedeutet dies für ein EVU neben der eingeschränkten Managementinformation und einer unzureichenden Bedienung der Gesellschafter häufig zusätzliche Kosten. Der Jahresabschluss wirkt sich zudem naturgemäß auf die Steuererklärung aus. Ggf. drohen weitere finanzielle Schäden im Rahmen der Veröffentlichungspflichten. Aber die Finanzierungsmöglichkeiten können leiden, wenn die Bücher zu spät offengelegt werden. Darüber hinaus zeigen unsere Projekterfahrungen, dass die Ursachen für den Zeitverzug in Ineffizienzen in einzelnen Geschäftsbereichen liegen können und dadurch erhöhte Prozesskosten auftreten – beispielsweise bei Fehlern in der Energiemengenbilanzierung, fehlender Prozessabstimmung zwischen technischem und kaufmännischem Bereich, verspäteter Anlagenaktivierung, Verlust von Skontozahlungen, verspäteter EEG/KWK-Testierung und vieles mehr. Dazu kommt, dass der Mehraufwand nicht selten die Mitarbeiter überlastet.

Wie diese Schwierigkeiten zu lösen sind, ist ebenfalls nur schwer pauschalisierbar. Zunächst muss die Aufbauorganisation effektive und effiziente Geschäftsprozesse, auch unabhängig vom Jahresabschluss, ermöglichen und unterstützen. Für zeitkritische Prozesse im Rahmen der Jahresabschlusserstellung oder kostensensitive Prozesse im Allgemeinen bedarf es klarer Prozessverantwortlicher, klarer Vertretungsregelungen und verbindlicher Datenübergaben im Unternehmen. Für einen zeitnahen Jahresabschluss sollte letztendlich von EVU zu EVU festgelegt werden, welche (kleineren) Genauigkeitseinbußen zugunsten der Geschwindigkeit verkraftbar sind und über den Zeitablauf egalisiert werden. Sprich, es bedarf verbindliche Vorgaben für einen gesunden Kompromiss zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeitsanspruch. Hierzu sollten sich insbesondere wirtschaftliche und der technische Unternehmensbereiche einig werden.

Das ist aber auch schon alles, was man an Lösungsmöglichkeiten grob pauschalisieren kann. Selbstverständlich müssen die IT-Systemarchitektur und Geschäftsprozesse immer individuell analysiert werden, um spezifische Maßnahmen ableiten zu können. Maßgeblich ist hierbei der kritische Pfad, der zu einer Verzögerung der Jahresabschlusserstellung führt. Optimierungsmaßnahmen sollten zunächst beim größten Flaschenhals oder auch beim größten Kostentreiber ansetzen. Ist beispielsweise der Rechnungserhalt aus Bauprojekten von externen Unternehmen ein wesentlicher Engpass, empfiehlt sich ggf. auf das Gutschriftsverfahren umzustellen.

Die Prozesse zu optimieren, um den Jahresabschluss schneller erstellen zu können, hat viele positive Effekte weit über den Jahresabschluss hinaus. Eine Ursachenanalyse liefert Indizien für Verbesserungspotentiale. So werden in der Regel Mitarbeiter entlastet und Prozesskosten reduziert. Allerdings gibt es noch eine Vielzahl von anderen positiven Auswirkungen wie zum Beispiel eine zeitnähere Anlagenaktivierung, reduzierte Kosten in der Energiemengenbilanzierung oder eine häufigere Inanspruchnahme von Skonto-Möglichkeiten etc.

Letztendlich ist ein verzögerter Jahresabschluss häufig ein Indiz für Optimierungspotential in technischen und kaufmännischen Prozessen, der Aufbauorganisation und der damit verbundenen IT-Unterstützung. Dieses Potenzial sollten EVUs ausschöpfen. Denn dass die verschiedenen energiewirtschaftlichen Prozesse und regulatorischen Vorgaben in den nächsten Jahren weniger komplex werden, ist eher unwahrscheinlich.

Ansprechpartner BBHC: Dr. Andreas Lied/Manfred Jakobs
Ansprechpartner INVRA: Jürgen Gold